Workflow KD > VH
Dưới đây là mô tả chi tiết workflow từ lúc phòng Kinh Doanh tạo đơn hàng trên HaraSocial đến khi phòng Vận Hành gói đơn và xuất vận đơn trên Haravan:
⸻
1. Phòng Kinh Doanh tạo đơn hàng trên HaraSocial:
1. Tiếp nhận đơn hàng:
• Phòng Kinh Doanh tương tác với khách hàng qua các kênh bán hàng: Facebook, Zalo, Instagram, hoặc Website.
• Sử dụng HaraSocial để tạo đơn hàng trực tiếp từ cuộc hội thoại với khách hàng.
2. Nhập thông tin đơn hàng:
• Điền đầy đủ thông tin: tên khách hàng, địa chỉ giao hàng, số điện thoại, và sản phẩm đặt mua.
• Ghi chú các yêu cầu đặc biệt của khách hàng (nếu có), ví dụ: gói quà, giao trước 12h, v.v.
3. Kiểm tra tồn kho:
• Dữ liệu tồn kho đồng bộ từ Haravan (kho 333 LVS). Hệ thống tự động thông báo nếu sản phẩm sắp hết hàng hoặc không có hàng.
• Nếu cần, liên hệ phòng Vận Hành để kiểm tra thực tế.
4. Xác nhận chính sách:
• Xác nhận với khách hàng chính sách kiểm hàng, đổi trả sản phẩm, thanh toán & chuyển trạng thái đơn hàng sang Đã thanh toán (nếu thanh toán trước) hoặc COD (nếu thanh toán khi nhận hàng).
⸻
2. Đồng bộ đơn hàng sang Haravan:
1. Tự động đồng bộ:
• Đơn hàng từ HaraSocial sẽ tự động đồng bộ sang hệ thống Haravan.
2. Phân loại đơn hàng:
• Đơn hàng sẽ được phân vào các khu vực giao hàng: nội thành TP.HCM, liên tỉnh, hoặc hỏa tốc.
• Mã vận chuyển tự động đề xuất dựa trên kênh vận chuyển đã cài đặt (GHN, GHTK, Ahamove, v.v.).
⸻
3. Phòng Vận Hành xử lý đơn hàng trên Haravan:
1. Xác nhận đơn hàng:
• Nhân viên phòng Vận Hành gọi điện (hoặc nhắn tin) cho khách, kiểm tra thông tin đơn hàng trong Haravan, bao gồm: sản phẩm, số lượng, địa chỉ giao hàng, và ghi chú. Xong tiến hành bấm “Xác nhận đơn hàng”.
2. Chuẩn bị hàng:
• Nhân viên lấy sản phẩm từ kho nhỏ tầng 2, quét barcode sản phẩm để đảm bảo đúng mã và số lượng.
• Kiểm tra lại chất lượng sản phẩm để đảm bảo tiêu chuẩn ND Ready.
3. Gói hàng:
• Gói sản phẩm theo yêu cầu (nếu có), sử dụng vật liệu đóng gói đảm bảo tiêu chuẩn của NAUDAT.
• Gắn hóa đơn và dán vận đơn in từ máy in XPrinter 480B.
4. In vận đơn:
• Hệ thống Haravan tự động tạo vận đơn từ các kênh vận chuyển tương ứng:
• GHN: Nội thành TP.HCM.
• GHTK: Liên tỉnh.
• Ahamove: Hỏa tốc SG.
• NVL: Hỏa tốc HN.
• In vận đơn qua máy in XP 480B và dán lên kiện hàng.
5. Bàn giao đơn hàng:
• Giao hàng cho đơn vị vận chuyển theo lịch trình hoặc gọi shipper hỏa tốc đến lấy hàng.
• Quét mã vận đơn để cập nhật trạng thái Đã bàn giao trên Haravan.
⸻
4. Theo dõi và cập nhật trạng thái:
1. Cập nhật trạng thái giao hàng:
• Trạng thái đơn hàng được đồng bộ tự động từ các đơn vị vận chuyển qua Haravan.
• Phòng Vận Hành theo dõi tiến trình giao hàng để đảm bảo tiêu chuẩn ND On-Time.
2. Xử lý phát sinh:
• Nếu có vấn đề phát sinh (hủy đơn, đổi địa chỉ, trả hàng, v.v.), phòng Vận Hành phối hợp với đơn vị vận chuyển để xử lý.
⸻
Ghi chú:
• Các tiêu chuẩn cần đảm bảo:
• ND Ready: Sản phẩm được kiểm tra chất lượng, gói đẹp, thông tin đầy đủ.
• ND On-Time: Đơn hàng giao đúng thời gian cam kết.
• Tất cả các bước cần được thực hiện chính xác, tránh sai sót để nâng cao trải nghiệm khách hàng.
Chi tiết cập nhật tại:
https://bohemian.vn/pages/tien-trinh-xu-ly-don-hang-workflow
